Wirteverband Basel-Stadt

Welche Kasse braucht ein Restaurant wirklich?

Ein Beitrag von Daniel Marbot

Eine Kasse, die nur kassiert, ist heute zu wenig. Sie muss dazu beitragen, dass der Gastronom seinen Betrieb versteht und rechtzeitig die richtigen Entscheidungen treffen kann.

Die Anforderungen an ein Kassensystem in der Gastronomie haben sich grundlegend verändert. Eine moderne Gastrokasse sollte heute weit mehr leisten, als Bestellungen zu erfassen, Bons zu drucken und Zahlungen abzuwickeln.

Für mich stellt sich deshalb bei der Evaluation eines Kassensystems nicht zuerst die Frage, welche Lösung am schnellsten kassiert oder die längste Funktionsliste bietet. Entscheidend ist vielmehr, ob das System dem Gastronomen jene Informationen liefert, die er benötigt, um seinen Betrieb wirtschaftlich und vorausschauend zu führen.

Ein Restaurant produziert jeden Tag eine enorme Menge wertvoller Daten. Umsatz, Gästezahlen, durchschnittlicher Umsatz pro Gast, verkaufte Artikel, Warenaufwand, Deckungsbeiträge, Personalstunden, Personalkosten und Reservationen geben gemeinsam ein sehr präzises Bild darüber, wie ein Betrieb tatsächlich läuft.

Werden diese Informationen jedoch erst am nächsten Tag, am Monatsende oder mit der Auswertung der Buchhaltung sichtbar, lässt sich zwar analysieren, was geschehen ist, der laufende Betrieb kann damit aber nicht mehr beeinflusst werden. Genau deshalb bin ich überzeugt: In der modernen Gastronomie wird die Gastrokasse zunehmend zum digitalen Cockpit des Restaurants.

Aus einzelnen Zahlen müssen Führungsinformationen werden

Ein Tagesumsatz von 5000 Franken sagt für sich allein erstaunlich wenig aus. Er kann für einen Betrieb hervorragend und für einen anderen völlig ungenügend sein. Erst wenn bekannt ist, wie viele Gäste diesen Umsatz erwirtschaftet haben, wie hoch der durchschnittliche Umsatz pro Gast war, zu welchen Tageszeiten der Umsatz erzielt wurde, welcher Warenaufwand dahintersteht und wie viele Personalstunden dafür eingesetzt wurden, entsteht daraus eine echte Führungsinformation.

Deshalb sollten Kasse, Warenwirtschaft, Personalplanung, Reservationen und Buchhaltung nicht länger als voneinander getrennte Systeme betrachtet werden. Sie bilden gemeinsam das Cockpit des Gastronomiebetriebes.

Dabei muss nicht zwingend jede Funktion aus derselben Software stammen. Entscheidend ist, dass die Systeme miteinander kommunizieren und die relevanten Daten dort zusammengeführt werden, wo sie für die Führung des Betriebes benötigt werden. Genau deshalb werden offene Schnittstellen bei der Wahl einer neuen Kassensoftware immer wichtiger.

Mehr Umsatz bedeutet nicht automatisch mehr Gäste

Ein gutes Kassensystem kann auch sichtbar machen, wo Umsatzpotenziale bereits im bestehenden Geschäft liegen. Häufig wird bei einer gewünschten Umsatzsteigerung zuerst darüber nachgedacht, wie zusätzliche Gäste gewonnen werden können. Dabei kann einer der wirtschaftlich interessantesten Hebel bereits an den vorhandenen Tischen sitzen.

Wenn beispielsweise 100 Gäste durchschnittlich 50 Franken ausgeben, erzielt der Betrieb 5000 Franken Umsatz. Steigt der durchschnittliche Umsatz pro Gast lediglich um 5 Franken auf 55 Franken, erhöht sich der Tagesumsatz bei exakt derselben Gästezahl auf 5500 Franken. Das sind 500 Franken zusätzlicher Umsatz pro Tag, ohne dass dafür ein einziger zusätzlicher Gast gewonnen werden musste.

Ein Apéro, ein zusätzliches Getränk, eine Beilage, ein Dessert oder ein Kaffee können deshalb einen erheblichen Unterschied machen. Der günstigste zusätzliche Gast sitzt möglicherweise bereits am Tisch. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Gastronom seinen durchschnittlichen Umsatz pro Gast überhaupt kennt und dessen Entwicklung laufend beobachten kann.

Verkauft ist noch lange nicht verdient

Ebenso wenig genügt es, lediglich zu wissen, was verkauft wurde. Entscheidend ist, was nach Abzug des kalkulatorischen Warenaufwandes zur Deckung der übrigen Kosten verbleibt. Ein Gericht mit einem Verkaufspreis von 38 Franken und einem kalkulatorischen Warenaufwand von 11.40 Franken erzielt beispielsweise einen Deckungsbeitrag von 26.60 Franken. Erst diese Information ermöglicht eine fundiertere Beurteilung der wirtschaftlichen Qualität des Verkaufs.

Dafür muss ein modernes System Verkaufsdaten mit Rezepturen und kalkulatorischen Warenkosten verbinden können. Dadurch werden nicht nur Deckungsbeiträge sichtbar, sondern es entstehen auch wichtige Grundlagen für Kalkulation, Sortimentsgestaltung und Menu Engineering.

Gerade in Zeiten steigender Einkaufspreise reicht es aus meiner Sicht nicht mehr, Verkaufspreise einmal zu kalkulieren und danach über längere Zeit unverändert zu lassen. Veränderungen bei den Warenkosten müssen erkannt werden, bevor sie die Marge unbemerkt auffressen.

Personalplanung muss der wirtschaftlichen Realität folgen

Noch bedeutender ist die Verbindung zwischen Umsatz und Personaleinsatz. Die Personalkosten gehören zu den grössten Kostenblöcken eines Gastronomiebetriebes. Trotzdem fehlt in vielen Betrieben die notwendige Transparenz darüber, was eine durchschnittlich eingesetzte Personalstunde tatsächlich kostet und wie viele Personalstunden sich der erwartete Umsatz wirtschaftlich leisten kann.

Ein bewusst vereinfachtes Beispiel zeigt die Logik: Bei einem erwarteten Tagesumsatz von 5000 Franken und einer definierten Personalkostenquote von 40 Prozent stehen 2000 Franken als Personalbudget zur Verfügung. Betragen die durchschnittlichen Kosten einer Personalstunde 50 Franken, entsprechen dies rechnerisch 40 Personalstunden.

Selbstverständlich sind sowohl die angestrebte Personalkostenquote als auch die durchschnittlichen Kosten pro Personalstunde für jeden Betrieb individuell festzulegen. Entscheidend ist der Grundsatz, dass der erwartete Umsatz das wirtschaftlich verfügbare Personalbudget und damit den möglichen Personaleinsatz bestimmt – und nicht umgekehrt.

Genau hier liegt für mich eine der grossen Chancen vernetzter Systeme. Umsatzdaten und Personalplanung dürfen nicht in zwei getrennten Welten existieren. Die Personalplanung muss den erwarteten Frequenzen und Umsätzen folgen, und während des laufenden Betriebes sollte sichtbar werden, ob sich Umsatz und Personalkosten im geplanten Verhältnis entwickeln.

Von Echtzeitdaten zu intelligenten Prognosen

Die nächste Entwicklungsstufe geht noch weiter. Moderne Systeme sollten nicht nur zeigen, was gestern geschehen ist oder was heute gerade passiert. Sie sollten zunehmend dabei helfen, einzuschätzen, was morgen wahrscheinlich passieren wird.

Historische Umsätze, Gästefrequenzen, Wochentage, Reservationen, Ferien, Feiertage, Wetterprognosen und lokale Veranstaltungen liefern wertvolle Informationen, aus denen sich die erwartete Nachfrage besser abschätzen lässt.

Eine verlässliche Prognose der Gästefrequenz hat unmittelbare Auswirkungen auf die wirtschaftliche Führung eines Restaurants. Wer besser einschätzen kann, wie viele Gäste an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Tageszeit erwartet werden, kann Einkauf, Produktion, Mise en place und Personaleinsatz wesentlich präziser planen.

Gerade hier wird auch künstliche Intelligenz für die Gastronomie interessant. Nicht als technisches Schlagwort oder Selbstzweck, sondern als Werkzeug, das grosse Mengen vorhandener Betriebsdaten analysiert, Zusammenhänge erkennt und daraus bessere Prognosen ermöglicht.

Für mich ist deshalb nicht entscheidend, ob auf einer Kassensoftware gross «KI» steht. Entscheidend ist, ob die Technologie dem Gastronomen einen konkreten wirtschaftlichen Nutzen bringt. Wenn sie beispielsweise hilft, Frequenzen besser vorherzusagen, Abweichungen früher zu erkennen, Warenbedarf genauer zu planen oder den Personaleinsatz auf die erwartete Nachfrage abzustimmen, entsteht daraus ein echter Mehrwert für den Betrieb.

Welche Kasse braucht mein Restaurant?

Bei der Evaluation eines neuen Kassensystems würde ich deshalb heute deutlich weiter gehen als beim klassischen Vergleich von Preis, Bedienbarkeit und Zahlungsfunktionen.

Eine moderne Gastrokasse beziehungsweise die damit verbundene Managementlösung sollte Umsätze in Echtzeit darstellen, Gästezahlen und den durchschnittlichen Umsatz pro Gast kennen, Rezepturen und Warenaufwand verbinden, Deckungsbeiträge sichtbar machen sowie Personalzeiten und Personalkosten einbeziehen. Sie sollte Soll- und Ist-Werte vergleichbar machen, Reservationen und Prognosen berücksichtigen und mit Warenwirtschaft, Personalplanung und Buchhaltung vernetzt sein.

Ebenso wichtig werden offene Schnittstellen zu weiteren Programmen. Ein Gastronomiebetrieb sollte sich nicht von einer technischen Insellösung abhängig machen, die spätere Entwicklungen verhindert. Wetter- und Eventdaten, Gästefrequenzprognosen und KI-gestützte Analysen werden die Möglichkeiten zusätzlich erweitern. Nicht jedes Restaurant benötigt jede Funktion, aber ein heute gewähltes System sollte die Entwicklung des Betriebes auch morgen noch unterstützen können.


Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, welche Kasse die meisten Funktionen besitzt. Sie lautet: Welche Informationen benötige ich, um meinen Gastronomiebetrieb wirtschaftlich besser zu führen, und welches System liefert mir diese Informationen zur richtigen Zeit?

Die beste Technik ersetzt keine gute Betriebsführung

Bei aller Digitalisierung darf eines nicht vergessen werden: Kein Kassensystem führt ein Restaurant. Menschen führen Restaurants. Technologie kann Transparenz schaffen, Zusammenhänge sichtbar machen, Prognosen verbessern und Entscheidungsgrundlagen liefern. Die unternehmerische Entscheidung bleibt beim Menschen.

Genau deshalb betrachte ich als Gastro-Experte ein Kassensystem niemals isoliert. Ein wirtschaftlich erfolgreicher Gastronomiebetrieb entsteht aus dem Zusammenspiel von Standort, Gastronomiekonzept, Angebot, Preisen, Gästen, Warenaufwand, Personal, Betriebsabläufen, Gastroplanung, Gebäudetechnik und Führung. Wenn grundlegende Elemente dieses Systems nicht funktionieren, wird auch die beste Kassensoftware das eigentliche Problem nicht lösen.

Daniel Marbot
Geschäftsführer und Inhaber Gemasy GmbH
gemasy.ch

• Wo kommen wir her? Von der Jahrtausendwende bis 2020
• Diese 5 Trends erwartet die Hospitality-Branche
• Der digitale Treuhänder: Chancen für die Gastronomie

Grafik: Gemasy GmbH, gemasy.ch